Het kwaliteitssysteem van CASA baseert zich op het INK-model. Kern van dit model is het beschrijven en beheersen van processen, het meten van prestaties (prestatie indicatoren) en naar aanleiding daarvan verbeteren van processen.

Externe eisen
Richtinggevend voor het beleid is de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van de kwaliteit van de hulpverlening, de organisatie en bestuur/toezicht (governance). Meer specifiek van belang zijn professionele richtlijnen op het gebied van abortushulpverlening en de anesthesie. CASA is lid van de vereniging Zelfstandige Klinieken Nederland (ZKN) en zorgt dat het kwaliteitskeurmerk van ZKN wordt behaald en behouden.

Documentbeheer
Procesbeschrijvingen, werkinstructies, beleidsdocumenten, formulieren en externe documenten zijn voor alle medewerkers via intranet te raadplegen in een documentmanagement systeem. Aanpassingen in documenten zijn zichtbaar in het systeem. Belangrijke aanpassingen in processen worden besproken in werkoverleggen.

Beleidsplan
Er is een voortschrijdend beleidsplan voor een periode van drie jaar waarin missie en visie, de risico’s en kansen voor de organisatie en de te behalen resultaten voor de komende periode worden beschreven.

Functionerings- en beoordelingsgesprekken
Met alle medewerkers vindt minstens een keer per jaar een functioneringsgesprek (tweezijdig) of een beoordelingsgesprek plaats.

Scholing
Alle medewerkers moeten bekwaam zijn en blijven in het uitvoeren van diverse medische handelingen. Scholing wordt per kliniek of organisatiebreed gepland en uitgevoerd. Bevoegdheden en bekwaamheden worden voor alle artsen en verpleegkundigen vastgelegd in het personeels informatie systeem.

Risico-analyse
Jaarlijks wordt een analyse opgesteld waarin staat beschreven welke risico’s de organisatie loopt en welke maatregelen worden genomen om deze risico’s zo goed mogelijk te beheersen.
Hierbij wordt ook aangesloten bij het jaarverslag van de Commissie Regeling Melding Incidenten en risico’s die de commissie aan de hand van meldingen signaleert.

Klachtenregeling
Cliënten worden in de gelegenheid gesteld om een klacht over de behandeling of bejegening in te dienen bij het bestuur of de klachtencommissie.

Complicatieregistratie
Bij iedere behandeling wordt in het EPD geregistreerd of complicaties hebben plaatsgevonden. De medisch coördinator van de kliniek onderzoekt de complicaties, bespreekt deze met de artsen en neemt indien nodig maatregelen om herhaling te voorkomen.

Regeling Melding Incidenten (RMI)
Incidenten en bijna-incidenten moeten door medewerkers gemeld worden aan de Commissie Regeling Melding Incidenten (RMI). De RMI commissie onderzoekt de meldingen en beoordeelt of maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen.

Onderhoud apparatuur
Medische apparatuur wordt periodiek onderhouden zoals volgens de leverancier is voorgeschreven, resp. volgens geldende kwaliteitseisen. Centraal worden contracten gesloten over preventief en correctief onderhoud.

Medewerkers Tevredenheids Onderzoek (MTO)
Eens per twee jaar wordt een enquête gehouden onder medewerkers waarin wordt gemeten in hoeverre aan hun behoeften, wensen en verwachtingen wordt voldaan.

Cliënt Tevredenheids Onderzoek (CTO)
Alle cliënten die hun e-mailadres bekend willen maken krijgen na de behandeling een enquêteformulier toegestuurd waarin hun oordeel over de behandeling en de bejegening wordt gevraagd. Indien cliënten aangeven dat zij dat willen, worden zij naar aanleiding van hun opmerkingen gebeld door de locatiemanager.

Interne audits
Een aantal medewerker is getraind als auditor. Iedere kliniek wordt eens per acht maanden door een auditteam bezocht waarin vooraf vastgestelde thema’s of processen worden geauditeerd.

Kwaliteitsindicatoren
Prestaties worden gemeten aan de hand van kwaliteitsindicatoren. Over deze indicatoren wordt gerapporteerd in de kwartaalrapportages en in het jaarverslag.

Overlegstructuur
CASA hanteert een vaste overlegstructuur om te borgen dat relevante onderwerpen worden geagendeerd, goed gefundeerde besluiten worden genomen en besluiten intern worden gecommuniceerd.

Verbeterpunten en -trajecten
De aanwezigheid van een verbetercultuur geldt algemeen als één van de belangrijkste voorwaarden om te zorgen voor goede kwaliteit. Zo’n verbetercultuur bestaat uit een verzameling van verbeterpunten en -trajecten die tot doel hebben de kwaliteit of de doelmatigheid van zorgprocessen of ondersteunende processen van de organisatie te verbeteren. Verbetertrajecten worden eens per zes weken besproken binnen de bestaande overlegstructuur.